Розділ ІІ

Функціональні можливості довідника «Документи»

Створення, редагування та видалення документів

Друк документів

Специфічні операції над документами

Функціональні можливості довідника «Документи»

Довідник «Документи» призначений для роботи з документацією, що використовується в обліку роздрібної торгівлі, для фіксації переміщення товару:

• прихідна накладна;
• розхідна накладна;
• внутрішнє переміщення Прихід \ Розхід;
• акт списання;
• повернення постачальникові;
• корегуючі по ревізії;
• чеки.

Таблиця довідника «Документи» складається з наступних стовпців:  Номер документа (унікальний код – перших три літери якого ідентифікують користувача, що створив цей документ);

 Стан документа:

- зафіксований;
- зафіксований і відвантажений;
- незафіксований.

Тип проплати:

• перерахунок;
  
• не оплачувався;
  
• мішана;
  
• готівка;
  
• взаємозалік.
  

Тип документа (прихідна накладна, розхідна накладна, чек, акт списання);

• Дата документа (вказується дата створення документа);
• Від кого (назва особи, організації що продає товар);
• Від кого(повна назва);
• Кому (назва особи, організації що отримує товар);
• Кому(повна назва);
• СЗ – сума закупки без ПДВ;
• СР – сума реалізації по документу без ПДВ;
• СЗ (з ПДВ) – сума закупки з ПДВ;
• СР (з ПДВ) – сума реалізації з ПДВ;
• Нац. – націнка (обчислюється за формулою):

  \[ Н=СР-СЗ; \]

де: Н – націнка; СР – сума реалізації; СЗ – сума закупки;

• Аналітичний % націнки (за СЗ) – відсоток націнки на товар за ціною закупки (обчислюється за формулою):

  \[ АН = ((СР-СЗ)/СР)*100; \]

де: АН – аналітичний % націнки; СР – сума реалізації; СЗ – сума закупки;

• Офіційний % націнки (за СР) – відсоток націнки на товар за ціною реалізації (обчислюється за формулою):
  

  \[ ОН = ((СР-СЗ)/СЗ)*100; \]

де: ОН – офіційний % націнки; СР – сума реалізації; СЗ – сума закупки;

• Час створення – час створення документа;
• Податкова;
• Хто підтвердив;
• % знижки – відсоток знижки по даному документу;
• С ПДВ – сума ПДВ;
• Примітка;
• Кількість днів відтермінування;
• Гранична дата оплати;

Створення, редагування та видалення документів

Створення документа.

Для створення документа потрібно натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів довідника або це можна зробити за допомогою комбінації гарячих клавіш Ctrl+N
У вікні «Процедура створення документа» необхідно заповнити основну та додаткову інформацію про документ. До основної інформації належить:

 Примітка про документ (максимальна довжина якої 14 символів) – у примітку може вводитись довільна інформація, однак зазвичай вводиться інформація про номер документа постачальника, яка відображається при друці накладних;
 № документа – (створюється автоматично) перших три символи якого визначають користувача який створив документ, а інші цифри відповідають за номер в черзі створених цим користувачем документів;
 Тип документа – в залежності від потреби користувач може встановити такі типи документів:

- Прихідна накладна;

- Розхідна накладна;

- Прихідне Внутрішнє переміщення;

- Розхідне Внутрішнє переміщення;

- Акт списання;

- Повернення постачальникові;

 Дата створення;

 Тип оплати;

 Від кого.

Додаткова інформація про документ включає в себе:

 Відсоток знижки на документ;

Після внесення всіх необхідних даних про документ, потрібно натиснути кнопку === «Прийняти» ===, в результаті чого з’явиться вікно фактури новоствореного документа
В даному вікні користувач вибирає товар (в нижній частині документа) який буде внесений в створений документ, пошук товару можна здійснювати багатьма методами:
пошук товару можна здійснювати по коду, повній назві, штрихкодам, ціні реалізації, ціні закупки, залишку, виробнику, постачальнику.

 вибрати потрібний товар і натиснути «Enter»;

 натиснути клавішу «Додати в документ» , що знаходиться на панелі інструментів.

В діалоговому вікні «Запис в документі» необхідно вказати:

кількість одиниць товару;

ЦЗ або ЦЗ (з ПДВ) СЗ, СЗ (з ПДВ) (у випадку зміни одного з цих чотирьох параметрів, три інші змінюються автоматично) і натиснути кнопку «Прийняти».

Після добавлення всіх необхідних товарів до даного документу, потрібно звірити суму по документу натиснувши кнопку кешувати в верхній частині зліва завершити роботу по даному документу, це можна зробити або натиснувши комбінацію клавіш Alt+F4 або натиснути на хрестик в правому верхньому куті вікна. З’явиться діалогове вікно в якому потрібно підтвердити завершення роботи з даним документом.

Фіксація (розфіксація) документів.

Після того як документ створений його можна зафіксувати (вибравши відповідний пункт у контекстному меню, яке можна викликати клацнувши ПКМ на відповідному документі. Зафіксований документ не можна редагувати, для цього необхідно документ розфіксувати.

Редагування документа.

Для того щоб відредагувати документ, потрібно вибрати його і натиснути відповідну кнопку для редагування або натиснути кнопку «Enter»

Процес редагування документу аналогічний процесу його створення. Відмінністю є те, що при редагуванні документа не можна змінювати:
 тип оплати по документу та тип документа (при введенні основної інформації про документ);
 дату починаючи з якої буде діяти доручення по даному документу (при введенні додаткової інформації про документ).

Видалення документа.

Для видалення документа необхідно, щоб він був пустий, тобто не містив ніяких записів.

Друк документів

По вибраному документу можна роздрукувати накладні різного типу в залежності від типу документа. Друк накладних по вибраному документу можна здійснити за допомогою контекстного меню (по документу клацнути ПКМ і вибрати відповідне меню) В залежності від типу вибраного документа можна роздрукувати такі види накладних:

Для розхідної накладної:

 податкова накладна;
 видаткова накладна;
 рахунок-фактура;

додаток до видаткової накладної (сертифікат);

 акт виконаних робіт;
 видаткова накладна;
 прихідна накладна по ЦР;
 прихідна накладна по ЦЗ;
Після вибору типу накладної по даному документу необхідно натиснути кнопку «Прийняти», в результаті чого з’явиться вікно

Друк цінників по документу.

Друк цінників по вибраному документу можна здійснити за допомогою контекстного меню (по документу клацнути ПКМ і вибрати відповідне меню)
Після чого з’явиться вікно «Друк цінників по документу», в якому вказано перелік товарів котрі містяться в даному документі та по яким можна роздрукувати цінники. Потім необхідно поставити мітки по товарам, по яким буде здійснюватись друк цінників та натиснути Виконати. (можливо також вибрати кількість цінників для друку)
Після чого необхідно натиснути клавішу «Пiдтвердити» та через вікно попереднього перегляду документа відправити цінник на друк.

Специфічні операції над документами

Перетворення типу документа.

При необхідності розхідну накладну можна конвертувати в чек. Для виконання даної процедури необхідно клацнути ПКМ по вибраному документові та в контекстному меню вибрати «Створення подібних» / «Конвертація і подібні».
Після чого з’явиться вікно «Перетворення документів», в якому необхідно вказати тип перетворення накладної, зокрема:

 створити розхідну накладну;

 створити повернення постачальнику;

 перетворити в повернення від покупця.

Акт переоцінки.

Процес створення акту переоцінки по відповідному документу буде описаний в розділі «Акти переоцінки».

Відвантаження документів.

Відвантаження документів введене для розмежування повноважень з документами та для збереження даних. Для того, щоб виконати відвантаження документів необхідно, клацнути ПКМ на вибраному документі та вибрати в контекстному меню пункт «Відвантаження документів» (дану операцію можуть виконувати тільки ті користувачі, в яких є відповідні права).

Реєстрація податкової накладної.

Реєструвати податкові накладні можна лише по не відвантажених прихідних накладних. Для цього необхідно клацнути ПКМ на вибраному документі та вибрати в контекстному меню пункт «Реєстрація податкової накладної». В результаті з’явиться вікно «Редагування запису в реєстрі» в якому необхідно вказати основну інформацію